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契約書は捺印することにより有効となることがほとんどです。

 

産業廃棄物処理委託契約書においても例外ではなく、捺印は契約の締結業務には必要不可欠と言えます。

 

契約書への捺印は代表者しかできないのでしょうか。

 

今回は、「代表者以外でも産業廃棄物処理委託契約書へ捺印できるのか？」というテーマでわかりやすく解説していきます。

産業廃棄物処理委託契約書に捺印するのは誰？

 

契約書の作成業務に携わっている中で、社長のスケジュールを確認しながら、捺印をお願いしにいくといった経験に覚えがある方も多いのではないでしょうか。

 

多忙な社長が全ての契約書を確認して、捺印することは現実的ではありません。

 

産業廃棄物処理委託契約書に捺印するべき人は法律で定められているのでしょうか。

原則として捺印は代表者が行う

原則は代表者や、さらに上位職の代表取締役が捺印を行うべきとされています。

 

会社対会社の契約となるため、明確に契約の権限を持っている人が捺印をしなければなりません。

代表者以外でも捺印できる

では、代表者以外は一切の捺印ができないのでしょうか。

 

答えはNOです。

 

もともと代表者というのも法人の代理人という立場であるので、同様に法人の代理人とする人物を定めれば、代表者以外の捺印でも有効な契約として機能させられます。

 

実際の現場においても、従業員による代理押印が多いのが実状で、契約書に記載されている名義は代表者名が記載されており、代表者の押印業務を代理で従業員が行うというものです。

代表者以外の捺印が認められる3つのケース

 

業種によっては取り扱う契約数が膨大な数になることも多いでしょう。

 

ただでさえ多忙な企業の代表者が、全ての契約書を確認し、捺印することは現実的に難しいと考えられます。

 

代表者以外で、有効な契約と認められる捺印者の条件を見ていきましょう。

ケース1：企業から代理権を認められた者

企業が契約の締結権限を認めた場合、代表者以外の役職者でも有効となる契約の捺印が行えるようになります。

 

また、役職者だけでなく、従業員でも企業から代理権を認められた人物は与えられた権限の範囲内で捺印を行えます。

ケース2：業務執行権限を持つ役職者

副社長や常務取締役、専務取締役といった業務の執行権限を持っている人物であれば、与えられている権限の範囲内で契約締結権限を持っていることになります。

 

つまり、執行権限を持っている業務の範囲内であれば捺印が可能となるのです。

ケース3：支店や営業所を任される表見支配人

表見支配人とは、従業員のうち、支配人ではないが、支配人であるかのような肩書きを与えられている従業員のことを指します。

 

組織内の立場としては通常の従業員であるが、第三者に対しては支配人とみなされることが多いです。

 

支店長や部長などは、役職自体に契約締結権限を持つことはありませんが、表見支配人に当たる場合は、拠点内に限って契約締結権限を持つと見なされます。

代表者以外が契約書に捺印する際の3つの注意点

 

契約の締結スピードを上げて、業務効率化を図るうえで、契約締結の権限委譲は非常に有効ですが、注意点もしっかりと押さえておきましょう。

注意点1：契約書内容の確認は代表者や決裁者が行う

あくまで捺印するという作業の代理であるため、契約書本体の内容確認は代表者や決裁者が行うようにしましょう。

 

社内で統一したフォーマットを作成したり、確認方法を統一したりすると確認工数を削減できます。

注意点2：印鑑の取り扱いには注意する

契約書に捺印する際、多くの場合、代表者印を使用します。

 

代理で捺印する場合でも、決して軽い責任ではないということを理解し、業務を行わなければなりません。

 

印鑑自体も誰でも触れる場所に保管しないようにしましょう。

注意点3：契約書の管理体制を整える

管理体制が十分でないうちに権限移譲を行ってしまうとリスクがつきまといます。

 

自社での契約管理体制が整っているかを再度確認しましょう。

 

・契約書の作成はどのような手順で行うのか

・リーガルチェックは誰が行うのか

・締結した契約書をどのように保管するのか

・契約書が絡む業務において、どのような教育計画を立てるのか　　等

 

責任の所在や、考慮しなければならない点をしっかりと周知する管理体制を整えていきましょう。

電子契約の導入を検討して効率化しましょう

 

契約書の締結スピードを上げる方法として電子契約という選択肢があります。

 

産業廃棄物の処理委託契約書は電子化が認められており、WEB上や電子メール上で締結まで行うことができます。

 

電子契約の概要や導入する際の注意点についてわかりやすくまとめておりますので、ぜひご参照ください。

管理業務にお困りの方は「てきせつ」がサポートします

 

代理押印という単発の作業として捉えるのではなく、契約業務の背景を理解し、周知していくことがリスク低減への近道です。

 

「てきせつ」では、廃棄物処理だけでなく、管理業務のクオリティを高めるための情報もわかりやすく発信しています。

 

産業廃棄物の契約に関する疑問や困りごとがある方はお気軽にお問い合わせください。

 

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