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契約書と聞くと敷居が高く、企業の代表者間で取り交わされているものと思っている方も多いのではないでしょうか。

 

産業廃棄物の業界においても契約書は大きな意味を持ち、会社の代表者同士の合意のもと締結されます。

 

しかし、ものすごく多忙な会社の代表者が全ての契約書を確認しきれるのでしょうか。

 

今回は、産業廃棄物処理委託契約書の名義について、代表者以外でも問題ないのかというテーマでわかりやすく解説していきます。

社長が忙しくて契約書の締結に時間がかかって困っていませんか？

 

契約書の締結業務に携わったことのある方なら、自社の社長が忙しく、早く処理したいのに契約の締結までに数週間から数ヶ月かかってしまったという方も多いのではないでしょうか。

 

産業廃棄物処理において契約書の締結スピードは業務クオリティに直結します。

 

工事や現場により突発的に発生した廃棄物をすぐに処理しなければならない時に、締結まで数ヶ月かかるとなれば死活問題です。

産業廃棄物処理委託契約書の名義は「代表者」または「政令使用人」

 

廃棄物の種類や工事ごとに契約書の締結が必要となると、代表者が全てをチェックすることは現実的ではありません。

 

産業廃棄物処理委託契約書は「代表者」以外にも「政令使用人」を名義にできます。

政令使用人とは？

政令使用人とは、会社から契約の締結権限を与えられた拠点の責任者のことを指します。

 

よくあるケースとして、工場長や支店長、営業所長などを政令使用人として、契約書の名義に入れることがあります。

 

ポイントとなるのは、役職ではなく「拠点の代表者」であり、「契約の締結権限を与えられた人」という2つの条件を満たさなければならないということです。

政令使用人名義で契約する時の5つの注意点

 

政令使用人を定めておけば、締結までの時間短縮につながりメリットは大きいのですが、注意しなければならない点もあります。

 

ここでは政令使用人名義で契約する際の注意点について確認していきましょう。

注意点1：契約書の管理体制を整える必要がある

まずは、契約書の管理体制がどのようになっているのかを今一度確認しましょう。

 

管理体制が十分な状態でないうちに権限移譲を行ってしまうと万が一の時に対応が全て後手に回ってしまいます。

 

・契約書の作成はどのような手順で行うのか

・リーガルチェックは誰が行うのか

・締結した契約書をどのように保管するのか

・契約書が絡む業務において、どのような教育計画を立てるのか　　等

 

契約締結の権限移譲を行う前に、権限委譲した後でも責任の所在や、考慮しなければならない点をしっかりと周知する管理体制が整えられているか確認しましょう。

注意点2：政令使用人としての権限を確認する

政令使用人として与える権限の内容は明確にしましょう。

 

抽象的な表現で権限委譲してしまうと、担当者によって解釈が変わり、権限を超えて誤った判断をしてしまうことにつながります。

 

契約する金額や廃棄物の種類、対象となるエリアなど、具体的に与える権限の範囲を定めましょう。

注意点3：署名欄に所属部署や役職を明記する

社内で政令使用人として定められた場合でも、契約書の署名欄には、氏名だけでなく所属部署や役職を明記しましょう。

 

契約先となる取引先も、所属部署や役職名から政令使用人であることを予想できるため、スムーズに手続きを進めやすくなります。

注意点4：欠格要件のリスクに気を付ける

政令使用人は欠格要件の対象となります。

 

欠格要件とは、その要件に該当した場合、許可が認められないとされる要件です。

 

「役員等」に犯罪行為や暴力団との関連があった場合は欠格要件に該当するため、収集運搬業や処分業の許可を取り消されてしまいます。

 

この役員「等」に政令使用人が含まれているのです。

 

そのため、締結までの手間を削減するため、誰でも彼でも政令使用人にしてしまうと、その分欠格要件に該当するリスクが増えていくという点を理解しておかなければなりません。

注意点5：契約した事業場で契約書の控えを保管する

委託契約書は締結した事業場で確実に保管しましょう。

 

ただ保管するだけでなく、管理ルールを定めて、すぐに探し出せるようにしておくことが重要です。

産業廃棄物処理の管理業務に困ったら「てきせつ」へ

 

産業廃棄物業務の中でも、特に煩雑な契約書管理業務ですが、しっかりと押さえておかないと業務全般が滞ってしまう肝となるポイントでもあります。

 

改めて自社の管理体制を見直し、コンプライアンスを遵守した運用につなげていきましょう。

 

「てきせつ」では、廃棄物処理だけでなく、管理業務のクオリティを高めるための情報もわかりやすく発信しています。

 

産業廃棄物の処理や法律に関する疑問や困りごとがある方はお気軽にお問い合わせください。

 

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